Optimierung des Inspektionsprozesses: Ein Produktivitäts-Toolkit

Stellen Sie sich dieses Szenario vor: Ein Aufzugsinspektor erledigt einen Auftrag und der Bericht liegt am nächsten Tag auf dem Schreibtisch des Bauherrn. Ein eintägiger Turnaround? Das mag weit hergeholt klingen, ist aber nicht ganz unerreichbar. Um zu zeigen, wie sich die Branche einem solchen Ziel nähern könnte, untersucht dieser Artikel zunächst den aktuellen Inspektions- und Berichterstattungsprozess, weist dann auf öffentlich verfügbare Tools hin, die die heutigen Ineffizienzen beheben können, und zeigt auf, wie zusätzliche Tools den Luftwiderstand weiter reduzieren, die Produktivität steigern und sogar führen können zur Schaffung neuer Best-in-Class-Standards.

Aktueller Prozess

Der Aufzugsinspektionsprozess folgt einem Standardmuster. Grundstückseigentümer schließen Verträge mit Inspektoren oder Dritten ab, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten oder den allgemeinen Betrieb zu verbessern. Eine Person, die mit der Durchführung dieser Inspektion beauftragt ist, trifft dann in einer bestimmten Einrichtung ein. Vor Ort geht der Inspektor durch das Gebäude, macht Fotos und macht Notizen. Der Inspektor kann Messungen vornehmen, wie beispielsweise Türzeiten, Aufzugsgeschwindigkeiten und Umgebungslicht- und Geräuschpegel. Irgendwann nach der Erfassung dieser und anderer Leistungskennzahlen beginnt der Prüfer mit der Erstellung eines Berichts oder übergibt die Informationen an einen dafür zuständigen Mitarbeiter. Der Bericht wird in der Regel intern geprüft und schließlich dem Kunden, dem Grundstückseigentümer, zugestellt.

Das ist der traditionelle Prozess. Es scheint einfach, aber hinter den Kulissen lauern Hindernisse wie:

  • Schwierigkeiten beim Zugang zu einer Einrichtung
  • Ineffiziente Messwerkzeuge
  • Unorganisierte oder verwirrende Daten
  • Begrenzte Zeit zum Schreiben von Berichten
  • Rückstände beim Schreiben von Berichten

Die Branche mag Verzögerungen gewohnt sein, aber sie sind nicht trivial. Wie bereits erwähnt, könnte ein Gebäudeeigentümer einem behördlichen Auftrag unterliegen. Zertifizierungen haben Fristen, bei Verspätung werden Strafen verhängt. Die Haftung könnte mit ausstehenden Reparaturen verbunden sein, wodurch ein Kunde im Laufe der Tage einem erhöhten Risiko ausgesetzt wird. Verzögerungen könnten sich auch negativ auf die Zufriedenheit der Gebäudemieter auswirken. Die Quintessenz – es ist wünschenswert, dass ein Kunde einen zeitnahen Bericht erhält.

Werkzeuge und Verbesserungen

In Bezug auf die Effizienz stellen sich zwei Fragen: „Wie produktiv sind Inspektoren vor Ort?“ und „Wie produktiv sind die Inspektoren bei der Erstellung des endgültigen Berichts?“ Um diese Punkte anzugehen, betrachten wir den Inspektions- und Berichterstellungsprozess im Hinblick auf Produktivitätstools, die den Weg für schnellere Ergebnisse ebnen könnten.

Zeitpläne

Aufgrund der Anzahl der beteiligten Personen (Gebäudebesitzer, Facility Manager, Vertragsunternehmen, Einzelprüfer usw.) sollte der Synchronisierung von Zeitplänen eine hohe Priorität eingeräumt werden. Doch wie viele Inspektionsunternehmen nutzen ein gemeinsames elektronisches Medium, um alle Planungsaufgaben zu erledigen? Trotz der Verfügbarkeit von Tools wie Google Kalender neigt die Branche dazu, langsame und unsichere Lösungen zu verwenden, wie zum Beispiel die E-Mail-Bestätigung eines Termins auszudrucken und dann an einen Prüfer weiterzugeben.

Ankunft

Wenn Kommunikationsmittel unwirksam sind, kann es bei der Ankunft eines Inspektors vor Ort zu Verzögerungen kommen. Andererseits könnte eine gemeinsame Plattform mit integrierten Erinnerungen die Verwirrung um die Ankunft eines Inspektors verringern. Ein Facility Manager wäre besser in der Lage, den Inspektor ohne Verzögerungen zu empfangen, den Umfang der Arbeit des Inspektors zu kennen und die damit verbundenen Einrichtungsaufgaben durchzuführen.

Tools vor Ort

Der Kern einer Inspektion sind Messungen. Im Idealfall verfügen die Inspektoren über ein anwendungsfreundliches Tool, mit dem sie sehr schnell Daten verschiedener Art, einschließlich zeitgesteuerter Metriken, Fotos und Audioaufzeichnungen, sammeln können. Dennoch verlassen sich viele Inspektoren noch immer auf Kugelschreiber und Bleistifte und haben gerade erst begonnen, die Fähigkeiten von Laptops oder Tablets zu erschließen. Voice-to-Text-Anwendungen und Headsets, die in anderen Branchen weit verbreitet sind und die Freisprechkommunikation fördern, fallen hier durch ihre Abwesenheit auf.

Datengültigkeit

Leistungsmessungen sollten genau, zuverlässig und standardisiert sein. Zu diesem Zweck würde eine ideale Messplattform Richtlinien für die beste Messung bereitstellen und dann automatisch mehrere Instanzen erfassen. Stattdessen herrscht heute typischerweise die manuelle Erfassung einer einzelnen Instanz. Dieser Prozess lässt sich nicht nur schlecht mit einem multivariaten Problem abbilden, sondern erschwert auch die Replikation und Validierung dessen, was ein Inspektor möglicherweise gefunden hat.

Large Data Management

Da jeder Standort und jede Inspektion anders ist, wäre ein Gestaltungskriterium für die Verbesserung des heutigen weitgehend manuellen und papiergebundenen Prozesses, den Inspektoren zu ermöglichen, ihre Informationen in der Reihenfolge zu organisieren, in der sie sie sammeln. Wünschenswert wäre hierfür ein flexibles Organisationstool, das sich von Instanz zu Instanz anpasst, wie beispielsweise Evernote. Evernote wird von mehr als 34 Millionen Personen zum Sortieren, Markieren, Kommentieren und Archivieren von Fotos, Audio und jeder Art von formatiertem Text verwendet. Evernote ist die Art von Plattform, die an diese Branche angepasst werden kann.

Datenübernahme

Der Umgang mit Papieren, das Faxen von Formularen, das erneute Eingeben von Daten, das Verlassen einer Baustelle und sogar das Versenden von E-Mail-Anhängen sind Aspekte des ineffizienten Status quo. In einer drahtlosen und anwendungsgesteuerten Welt gibt es jedoch keinen Grund, warum Daten nicht automatisch auf eine Cloud-basierte Plattform wie Google Drive übertragen werden sollten und für den Inspektor und whomever ist für das Ausfüllen des Berichts verantwortlich. Dies könnte auch der Mechanismus für die Übermittlung des Berichts an den Kunden sein.

Integriertes System

Im vorherigen Abschnitt werden eine Reihe öffentlicher Tools wie Computertabletts, Google Kalender und Google Drive sowie Evernote erwähnt, die alle dazu beitragen können, den aktuellen Inspektions- und Berichtsprozess für Aufzüge zu beschleunigen. Um die Anzahl der Inspektionen pro Tag deutlich zu erhöhen und das Ziel einer eintägigen Durchlaufzeit zu erreichen, sind jedoch mehr als unabhängige Tools erforderlich. Sie fordern ein vollständig integriertes System.

Ein Inspektionsberichtssystem würde eine Reihe von Funktionen aufweisen, wie z. B. Terminplanung; Datenerhebung, -organisation und -übertragung; und Berichterstellung. Das Herzstück wäre eine Funktionalität, die es Inspektoren ermöglicht, nicht nur Leistungskennzahlen zu erfassen, sondern sie auch mit Kontextinformationen zu verknüpfen. Das System würde Rohdaten in Daten plus Metadaten konvertieren.

Mit einer Digitalkamera (vielleicht sogar integriert in ein Tablet) kann ein Prüfer beispielsweise eine Liste von Dateien erstellen, die dann manuell – angeklickt und gezogen – in einen Bericht verschoben werden müssen. Im Gegensatz dazu sollte ein neues System in der Lage sein, automatisch Zeitstempel zu setzen, nach Aktivität zu kennzeichnen und alle Bilder auf einer einzigen Site zu platzieren. Bei der Erstellung des Berichts könnte der Prüfer dann einfach prüfen, welche Fotos aufgenommen und welche gelöscht oder archiviert werden sollen.

Der Schlüssel zu einer solchen Lösung wäre eine flexible Benutzeroberfläche (UI). Eine der Designherausforderungen dieser Lösung besteht darin, dass zu viel Struktur den Prüfer ersticken kann. Jede Inspektion ist anders. Vor Ort kann ein Inspektor aus verschiedenen Gründen von einem Standardprozess der Datenerfassung abweichen. Eine gute Benutzeroberfläche könnte eine weniger feste Struktur, aber mehr organisatorische Fähigkeiten bieten.

Metadaten würden dazu beitragen, diese Art von Flexibilität zu ermöglichen und letztendlich die automatisierte Berichterstellung bis zum Lieferort zu erleichtern. Eine verbesserte Version dieser Plattform könnte es elektronisch geneigten Kunden ermöglichen, den Bericht oder sogar bestimmte Daten auf Anfrage zu erhalten, sodass die Inspektionsorganisation nicht mehr ein Dokument erstellen und senden muss. Es könnte dem Kunden auch die Möglichkeit geben, den Abschluss offener Posten zu verfolgen.

Als letzten potenziellen Vorteil kann ein Prüfer, sobald er genügend Daten gesammelt hat, mit der Durchführung von Benchmarks beginnen. Metadaten würden es einer Inspektionsstelle ermöglichen, ihre Daten entsprechend der Mitarbeiterproduktivität und -ergebnisse sowie der Gebäude, der Ausrüstungsart und des Standorts zu zerlegen. Ein Mitarbeiter, der damit beauftragt ist, einen Aufzug in einem Büropark in einem bestimmten Vorort zu inspizieren, im Gegensatz zu einem anderen, der in einem Hochhaus in einem U-Bahn-Gebiet eine andere Marke inspiziert. Diese wichtige Funktion verschafft den Kunden zusätzliche Einblicke, ob der Bericht, den sie erhalten, gut oder schlecht ist, da Variablen nicht unbedingt durch nationale Standards definiert sind.

Fazit

Kunden wünschen sich eine schnellere Erstellung und Bereitstellung von Berichten. Es ist daher an der Zeit, öffentlich verfügbare Tools zu nutzen und darauf aufzubauen, um den Inspektionsprozess produktiver zu machen und das Ziel einer eintägigen Bearbeitungszeit zu erreichen. Diese Vorteile sind sowohl an sich wertvoll als auch kumulativ. Sobald eine große Datenmenge gesammelt wurde, ist es möglich, über Best-in-Class-Leistungen nach Gebäuden, Gerätetypen, Regionen usw. zu sprechen. Die Analyse verwandter Metadaten wird es der Industrie ermöglichen, neue Exzellenzstandards auf dem Markt zu schaffen.

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